Курсы повышения квалификации Секретарь - помощник руководителя

29 августа - 02 сентября 2022

Показать другие даты

2024: 20 мая — 24 мая 09 сентября — 13 сентября 02 декабря — 06 декабря
2025: 10 февраля — 14 февраля 19 мая — 23 мая 08 сентября — 12 сентября 01 декабря — 05 декабря

27 100 руб.

НДС не облагается

Завершено

Код 41992

В закладки Распечатать

Обучение для секретарей и офис-менеджеров в Санкт-Петербурге. Самые важные и проблемные вопросы, о которых Вы могли и не задумываться, а также профессиональные секреты и рекомендации от экспертов.

Всё для того, чтобы Вы смогли стать не просто секретарем, а настоящей правой рукой руководителя.

Подробно разберем:

Деловой этикет;
Работу с документами;
Коммуникации с начальником и посетителями.

: Целевая аудитория курса: Секретари, помощники руководителя, секретари-референты, офис-менеджеры, администраторы

: Регистрация: 29 августа 2022 в 09:00

: Форма обучения: Очная

: Количество часов: 32 часа

Выдаваемые документы:

Удостоверение о повышении квалификации

Трудовая деятельность секретаря.

Профессиональные задачи секретаря. Профессиональные стандарты и регулирование трудовой функции, квалификации секретаря. Фактические обязанности, функции, ответственность и возможности секретаря. Влияние личности секретаря на организационную структуру компании.
Организация рабочего пространства и времени секретаря: основные ресурсные зоны и зоны потерь. Эргономика как способ анализа потерь.

Работа секретаря с документами.

Требования законодательства к оформлению документов управления и организации деятельности. Основные виды документов организации. Электронные и бумажные документы. Электронная подпись. Требования к качеству информации и изложению ее в тексте документа. Правила оформления некоторых видов управленческих документов согласно СИБИД. Перечень документов юридического лица, подлежащих легитимизации.
Требования к защите информации и современная автоматизация коммуникаций: как секретарю выполнить все требования.
Требования Федерального архивного агентства к обеспечению сохранности документов и особенности их практической реализации. Административная и уголовная ответственность исполнителя, должностного лица и руководителя учреждения, создававшего, подписавшего и утвердившего документ.
Процедура составления документов. Особенности оформления, визирования и регистрации документов. Право подписи и его надлежащее делегирование. Особенности применения факсимиле. Контроль исполнения документов.

Практикум.

Подготовка документов к последующему хранению. Экспертиза ценности документов. Текущее хранение. Выдача дел (документов), находящихся на текущем хранении, во временное пользование. Архивное хранение. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

Практикум.

Коммуникации секретаря.

Особенности общения по телефону. Телефонный этикет. Особенности и отличия входящих и исходящих телефонных звонков. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания как основной навык секретаря.
Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в личный контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор. Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза.
Особенности невербальной коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте.
Приемы управления своим эмоциональным состоянием и эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону.

Работа с посетителями.

Прием, регистрация посетителей и организация их деятельности. Особенности приема различных категорий посетителей, в том числе VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Особенности сбора информации о посетителях. Организация времени ожидания. Умение говорить и принимать комплименты как показатель профессионализма секретаря.
Конфликтные ситуации. Регулирование конфликта. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техники отказа.

Обеспечение переговоров.

Основные особенности подготовки различных переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Влияние численности участников на процедуру подготовки, проведения и завершения переговоров. Обеспечение переговоров материальными, информационными и др. ресурсами.
Личное участие секретаря в проведении переговоров на разных этапах: планирование переговоров, работа в приемной, организация переговорного пространства, протоколирование, содействие руководителю, завершение переговоров, документирование итогов и т.д. Организация защиты сведений, циркулирующих в ходе подготовки, проведения и завершения переговоров.

Секретарь и руководитель.

Общие правила работы. Особенности психологического состояния секретаря вовлеченности в деятельность руководителя и способы регулирования. Зонирование в текущем обеспечении деятельности руководителя.
Тайм-менеджмент. Формирование распорядка дня руководителя, регулирование рабочего расписания. Эффективное управление своим временем. Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени.

Секретарь и сотрудники.

Особенности взаимодействия с сотрудниками компании, коллегами по работе. Использование средств связи для информирования коллег (телефон, интернет, специальные программы и др.). Взаимоотношения «по горизонтали». Взаимоотношения с «по вертикали». Статусы и роли.
Имидж секретаря. Стиль как совокупность требований к одежде, обуви, аксессуарам, макияжу, прическе, парфюмерии. Манеры секретаря или этикет, деловой протокол в профессиональной деятельности. Стресс-менеджмент.

Наличие среднего профессионального или высшего образования

Документы об иностранном образовании и (или) иностранной квалификации, признаваемых в Российской Федерации, должны быть в установленном законодательством Российской Федерации порядке переведены на русский язык (ФЗ от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 07.03.2018) «Об образовании в Российской Федерации» Статья 107. п.13. \ Свидетельствование верности перевода производится нотариусом в соответствии с ст.81 "Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1))

Юрова Елена Александровна

Бизнес-тренер, член общероссийского объединения специалистов в области кадрового менеджмента «ВВК – Национальный союз кадровиков», член Гильдии психотерапии и тренинга.

Имеет личный опыт управления командами в производственных компаниях, опыт внедрения концепций «горизонтальная структура управления», «обучающаяся организация» и «управление талантами». Также занимается разработкой концепций, созданием, проведением тренингов «с нуля», под задачу, осуществляется мониторинг их эффективности. Реализовано более 60 авторских программ. Среди клиентов крупнейшие российские предприятия.

Профессиональный стаж: более 20 лет

Трудовая деятельность секретаря.

Профессиональные задачи секретаря. Профессиональные стандарты и регулирование трудовой функции, квалификации секретаря. Фактические обязанности, функции, ответственность и возможности секретаря. Влияние личности секретаря на организационную структуру компании.
Организация рабочего пространства и времени секретаря: основные ресурсные зоны и зоны потерь. Эргономика как способ анализа потерь.

Работа секретаря с документами.

Требования законодательства к оформлению документов управления и организации деятельности. Основные виды документов организации. Электронные и бумажные документы. Электронная подпись. Требования к качеству информации и изложению ее в тексте документа. Правила оформления некоторых видов управленческих документов согласно СИБИД. Перечень документов юридического лица, подлежащих легитимизации.
Требования к защите информации и современная автоматизация коммуникаций: как секретарю выполнить все требования.
Требования Федерального архивного агентства к обеспечению сохранности документов и особенности их практической реализации. Административная и уголовная ответственность исполнителя, должностного лица и руководителя учреждения, создававшего, подписавшего и утвердившего документ.
Процедура составления документов. Особенности оформления, визирования и регистрации документов. Право подписи и его надлежащее делегирование. Особенности применения факсимиле. Контроль исполнения документов.

Практикум.

Подготовка документов к последующему хранению. Экспертиза ценности документов. Текущее хранение. Выдача дел (документов), находящихся на текущем хранении, во временное пользование. Архивное хранение. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

Практикум.

Коммуникации секретаря.

Особенности общения по телефону. Телефонный этикет. Особенности и отличия входящих и исходящих телефонных звонков. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания как основной навык секретаря.
Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в личный контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор. Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза.
Особенности невербальной коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте.
Приемы управления своим эмоциональным состоянием и эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону.

Работа с посетителями.

Прием, регистрация посетителей и организация их деятельности. Особенности приема различных категорий посетителей, в том числе VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Особенности сбора информации о посетителях. Организация времени ожидания. Умение говорить и принимать комплименты как показатель профессионализма секретаря.
Конфликтные ситуации. Регулирование конфликта. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техники отказа.

Обеспечение переговоров.

Основные особенности подготовки различных переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Влияние численности участников на процедуру подготовки, проведения и завершения переговоров. Обеспечение переговоров материальными, информационными и др. ресурсами.
Личное участие секретаря в проведении переговоров на разных этапах: планирование переговоров, работа в приемной, организация переговорного пространства, протоколирование, содействие руководителю, завершение переговоров, документирование итогов и т.д. Организация защиты сведений, циркулирующих в ходе подготовки, проведения и завершения переговоров.

Секретарь и руководитель.

Общие правила работы. Особенности психологического состояния секретаря вовлеченности в деятельность руководителя и способы регулирования. Зонирование в текущем обеспечении деятельности руководителя.
Тайм-менеджмент. Формирование распорядка дня руководителя, регулирование рабочего расписания. Эффективное управление своим временем. Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени.

Секретарь и сотрудники.

Особенности взаимодействия с сотрудниками компании, коллегами по работе. Использование средств связи для информирования коллег (телефон, интернет, специальные программы и др.). Взаимоотношения «по горизонтали». Взаимоотношения с «по вертикали». Статусы и роли.
Имидж секретаря. Стиль как совокупность требований к одежде, обуви, аксессуарам, макияжу, прическе, парфюмерии. Манеры секретаря или этикет, деловой протокол в профессиональной деятельности. Стресс-менеджмент.